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Automatiser la gestion administrative d'un organisme de formation
Publié le · par Abdellah El Ghazi, fondateur de TeamElGhazi
Réponse courte : TeamElGhazi automatise le parcours administratif de vos stagiaires, de la demande à l'attestation : devis, convention, convocation, émargement, questionnaires, facture et relances partent au bon moment, et chaque preuve est rangée par session pour l'audit qualité. Le service Automatisation et IA commence à 5 000 DH, à distance pour la France, la Belgique, la Suisse, le Canada et le Maroc.
Où part le temps de l'équipe
Dans un organisme de formation, une session de deux jours pour huit stagiaires représente vite plusieurs dizaines de documents : devis, conventions, convocations, feuilles d'émargement, questionnaires, attestations, factures. Chacun se prépare en copiant les mêmes informations (nom, dates, intitulé, tarif) d'un fichier à l'autre. Une convocation oubliée, une signature manquante ou un questionnaire jamais envoyé se découvre souvent des mois plus tard, au moment de l'audit ou d'une demande du financeur. Le problème n'est pas l'équipe : c'est un circuit qui repose sur la mémoire de chacun.
Nous le connaissons de l'intérieur : TeamElGhazi est aussi un centre de formation, à Casablanca et en ligne, et nos propres inscriptions, convocations et attestations passent par ce type de circuit.
Ce que nous automatisons
Demandes et accusés de réception
Chaque demande (site, e-mail, formulaire d'un financeur, WhatsApp) arrive dans un seul tableau, avec la formation visée et la source. Le prospect reçoit tout de suite un message clair : bien reçu, prochaine étape, documents utiles.
Devis et conventions
Le devis et la convention (ou le contrat de formation) sont produits à partir de vos propres modèles, avec les bonnes dates, le bon tarif et le bon programme. Votre équipe relit et valide avant l'envoi : rien ne part sans elle.
Convocations et rappels
Quelques jours avant la session, chaque stagiaire reçoit sa convocation : horaires, adresse ou lien de visioconférence, programme, règlement intérieur, contact du référent. Un rappel part la veille.
Émargements
Signature en ligne par demi-journée, ou feuille papier scannée et rangée automatiquement. Si une signature manque à la fin de la journée, la personne chargée de la session reçoit une alerte.
Questionnaires à chaud et à froid
Le questionnaire de satisfaction part à la fin de la session ; le questionnaire à froid à la date que vous fixez. Les réponses sont regroupées par session et par formation, prêtes pour votre bilan.
Attestations, factures et relances
Quand le dossier est complet (émargements, évaluation), l'attestation et la facture sont préparées. Les pièces manquantes et les factures non réglées font l'objet de relances polies, à un rythme que vous choisissez.
Le dossier d'un stagiaire, du premier contact à l'audit
- Avant la session : la demande est enregistrée et reçoit un accusé de réception ; devis et convention sont préparés depuis vos modèles et validés par votre équipe ; la convocation part avec le programme et les informations pratiques, suivie d'un rappel.
- Pendant : les émargements sont collectés par demi-journée ; le questionnaire de satisfaction part à la fin ; une alerte signale toute signature manquante le jour même, quand il est encore facile de la récupérer.
- Après : l'attestation et la facture sont préparées dès que le dossier est complet ; le questionnaire à froid et les relances partent aux dates fixées ; toutes les pièces sont classées dans un dossier par session.
Les délais du schéma sont un exemple : nous les réglons avec vous, selon vos formats (inter, intra, à distance), vos financeurs et votre référentiel qualité.
Préparer l'audit qualité sans course de dernière minute
En France, la certification Qualiopi demande de prouver ce que l'organisme fait déjà : informer, convoquer, évaluer, recueillir les appréciations, traiter les réclamations. En Suisse, le label eduQua repose sur la même logique de preuves. Un circuit automatisé ne crée pas ces preuves à votre place, mais il les produit au fil de l'eau et les range au même endroit, avec la date. Le jour de l'audit, vous ouvrez le dossier d'une session au lieu de le reconstituer.
TeamElGhazi n'est ni certificateur ni consultant qualité : votre référent qualité garde la main sur les indicateurs, et nous suivons la version du référentiel que votre certificateur applique.
Avec les outils que vous utilisez déjà
- Messagerie et documents : Google Workspace ou Microsoft 365, vos modèles Word ou Google Docs, vos tableurs.
- Logiciel de gestion de formation : s'il propose une API ou des exports, nous le relions au reste pour supprimer les ressaisies.
- Signature et émargement : votre outil de signature électronique, ou des feuilles papier scannées et classées automatiquement.
- Le moteur : n8n, un outil d'automatisation que l'on peut héberger chez vous ; vos accès restent à votre nom.
Vous voulez d'abord comprendre ce que l'automatisation change pour une petite structure ? Lisez notre guide automatiser une PME avec n8n ; et si votre site ne reçoit pas encore les inscriptions en ligne, voyez notre page site et inscription en ligne pour écoles et centres de formation.
Comment se déroule le projet
- Échange gratuit en visioconférence : vos formats de session, vos outils, vos financeurs, l'étape qui vous prend le plus de temps.
- Devis écrit : les étapes automatisées, les outils reliés, le prix de mise en place et les éventuels frais mensuels.
- Mise en place étape par étape, testée sur une vraie session avec votre équipe avant d'être généralisée.
- Documentation et prise en main, puis ajustements après les premières sessions.
Nos prix
| Service | Prix |
|---|---|
| Automatisation et IA (circuit des stagiaires, documents, relances, classement des preuves) | À partir de 5 000 DH |
| Développement web (site de l'organisme, pages formations, inscription en ligne) | À partir de 2 500 DH |
| Formation Automatisation & No-Code (pour que votre équipe fasse évoluer le circuit) | 1 500 DH (1,5 mois en ligne) |
Prix de départ affichés sur la page de chaque service et de chaque formation ; le montant final est fixé sur devis, selon le nombre d'étapes, d'outils et de sessions.
Et pour vos formateurs ?
Une fois l'administratif allégé, nous pouvons aussi former vos équipes à l'IA générative au travail : voyez notre formation IA en entreprise, notre module IA pour l'enseignement supérieur, ou la vue d'ensemble de nos services sur la page agence IA au Maroc.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'on peut automatiser dans un organisme de formation ?
Tout ce qui se répète d'un stagiaire à l'autre : l'accusé de réception des demandes, la préparation des devis et des conventions, les convocations et rappels, le suivi des émargements, l'envoi des questionnaires, la préparation des attestations et des factures, les relances et le classement des preuves par session. Le contenu pédagogique et les décisions restent chez vous.
Est-ce que cela remplace notre logiciel de gestion de formation ?
Non, sauf si vous n'en avez pas. Si votre logiciel propose une API ou des exports, nous le relions à vos autres outils (messagerie, tableur, signature, facturation) pour supprimer les ressaisies. Si vous travaillez avec des tableurs et des modèles Word ou Google Docs, nous construisons le circuit autour d'eux.
Cela aide-t-il pour l'audit Qualiopi ?
Cela aide à avoir les preuves au bon endroit : convocations envoyées, émargements, évaluations, questionnaires, réclamations traitées, rangés par session. TeamElGhazi n'est pas certificateur et ne remplace ni votre auditeur ni votre référent qualité. Nous suivons la version du référentiel que votre certificateur applique, car elle évolue.
Combien coûte l'automatisation d'un organisme de formation ?
Notre service Automatisation et IA commence à 5 000 DH. Le prix final dépend du nombre d'étapes à automatiser, des outils à relier et du volume de sessions. Le devis est gratuit et sépare la mise en place des éventuels frais mensuels (hébergement, outils tiers).
Travaillez-vous avec des organismes en France, en Belgique, en Suisse ou au Canada ?
Oui. Les projets se mènent entièrement à distance, par visioconférence et e-mail, en français ou en anglais. Notre bureau est à Casablanca (Maroc), avec une heure de décalage seulement avec Paris, Bruxelles et Genève en hiver.
Et les données personnelles des stagiaires ?
Les données restent dans vos outils et vos comptes : nous ne les revendons pas et ne les gardons pas. Les circuits sont conçus pour respecter le RGPD en Europe et la loi 09-08 au Maroc : seules les informations utiles circulent, et chaque accès est à votre nom.
Combien de temps faut-il pour mettre en place le circuit ?
Cela dépend du nombre d'étapes et d'outils. Nous commençons en général par l'étape qui vous coûte le plus de temps (souvent les convocations ou les émargements), puis nous ajoutons les suivantes une fois la première adoptée par l'équipe.
Notre équipe pourra-t-elle modifier les automatisations ?
Oui. Chaque circuit est documenté et expliqué. Si vous voulez que quelqu'un de l'équipe le fasse évoluer seul, notre formation Automatisation & No-Code (n8n et Make, 1,5 mois en ligne et en direct, 1 500 DH) est faite pour cela.
Dites-nous quelle étape vous prend le plus de temps : nous vous montrons comment l'automatiser, et à quel prix.
contact@teamelghazi.com · +212 6 60 66 59 52 · 26 rue Nahas Nahoui, Maarif, Casablanca