مراكز التكوين · مؤسسات التكوين المهني · المكوّنون
أتمتة التسيير الإداري لمركز التكوين
نُشر في · بقلم عبد الله الغازي، مؤسس TeamElGhazi
الجواب المختصر: تؤتمت TeamElGhazi المسار الإداري لمتدرّبيكم من الطلب إلى الشهادة: عرض السعر، الاتفاقية، الاستدعاء، توقيع الحضور، الاستبيانات، الفاتورة والتذكيرات تُرسل في وقتها، وكل حجة تُرتَّب حسب الدورة لتدقيق الجودة. تبدأ خدمة الأتمتة والذكاء الاصطناعي من 5000 درهم، وتُنجز عن بُعد للمراكز في المغرب وفرنسا وبلجيكا وسويسرا وكندا.
أين يضيع وقت الفريق
في مركز للتكوين، دورة من يومين لثمانية متدرّبين تعني بسرعة عشرات الوثائق: عروض أسعار، اتفاقيات، استدعاءات، أوراق حضور، استبيانات، شهادات وفواتير. وكل وثيقة تُحضَّر بنسخ المعلومات نفسها (الاسم، التواريخ، عنوان التكوين، السعر) من ملف إلى آخر. استدعاء منسي، أو توقيع ناقص، أو استبيان لم يُرسل قط، غالباً ما يُكتشف بعد أشهر، عند التدقيق أو حين تطلب الجهة الممولة الحجة. المشكلة ليست في الفريق، بل في مسار يعتمد على ذاكرة كل واحد.
نعرف هذا من الداخل: TeamElGhazi هي أيضاً مركز للتكوين بالدار البيضاء وعبر الإنترنت، وتسجيلاتنا واستدعاءاتنا وشهاداتنا تمرّ بهذا النوع من المسارات.
ما الذي نؤتمته
الطلبات والإشعار بالاستلام
كل طلب (من الموقع، البريد الإلكتروني، استمارة جهة ممولة، أو واتساب) يصل إلى جدول واحد مع التكوين المطلوب ومصدر الطلب. ويتوصل صاحبه فوراً برسالة واضحة: وصل طلبك، هذه الخطوة التالية، وهذه الوثائق المفيدة.
عروض الأسعار والاتفاقيات
يُعدّ عرض السعر واتفاقية التكوين انطلاقاً من نماذجكم الخاصة، بالتواريخ والسعر والبرنامج الصحيحة. يراجع فريقكم ويصادق قبل الإرسال: لا شيء يخرج دون موافقته.
الاستدعاءات والتذكير
قبل الدورة ببضعة أيام، يتوصل كل متدرّب باستدعائه: التوقيت، العنوان أو رابط الفيديو، البرنامج، النظام الداخلي، واسم الشخص المرجعي. ويُرسل تذكير في اليوم السابق.
أوراق الحضور
توقيع إلكتروني لكل نصف يوم، أو ورقة حضور تُمسح ضوئياً وتُرتّب تلقائياً. وإذا غاب توقيع في نهاية اليوم، يتوصل المسؤول عن الدورة بتنبيه.
استبيانات الرضا والمتابعة
يُرسل استبيان الرضا عند نهاية الدورة، واستبيان المتابعة في التاريخ الذي تحددونه. وتُجمع الأجوبة حسب الدورة والتكوين، جاهزة لحصيلتكم.
الشهادات والفواتير والتذكيرات
حين يكتمل الملف (الحضور والتقييم)، تُحضَّر الشهادة والفاتورة. أما الوثائق الناقصة والفواتير غير المؤداة فتُذكَّر بها بلباقة، وبالإيقاع الذي تختارونه.
ملف المتدرّب، من أول طلب إلى تدقيق الجودة
- قبل الدورة: يُسجَّل الطلب ويُشعَر صاحبه بالاستلام؛ يُحضَّر عرض السعر والاتفاقية من نماذجكم ويصادق عليهما فريقكم؛ ثم يُرسل الاستدعاء مع البرنامج والمعلومات العملية، يليه تذكير.
- أثناء الدورة: تُجمع التوقيعات لكل نصف يوم؛ ويُرسل استبيان الرضا في النهاية؛ وينبّه المسار إلى أي توقيع ناقص في اليوم نفسه، حين يكون تداركه سهلاً.
- بعد الدورة: تُحضَّر الشهادة والفاتورة بمجرد اكتمال الملف؛ ويُرسل استبيان المتابعة والتذكيرات في المواعيد المتفق عليها؛ وتُرتَّب كل الوثائق في ملف لكل دورة.
الآجال الواردة في الرسم مجرد مثال: نضبطها معكم حسب صيغ تكويناتكم (مفتوحة، داخل المقاولة، عن بُعد)، والجهات الممولة، ومرجع الجودة المعتمد لديكم.
الاستعداد لتدقيق الجودة دون سباق في آخر لحظة
في فرنسا، يطلب إشهاد Qualiopi من مراكز التكوين إثبات ما تقوم به أصلاً: الإخبار، الاستدعاء، التقييم، جمع آراء المتدرّبين ومعالجة الشكايات. وفي سويسرا يقوم اعتماد eduQua على المنطق نفسه. المسار المؤتمت لا يصنع هذه الحجج بدلاً منكم، لكنه ينتجها أولاً بأول ويرتّبها في مكان واحد مع تاريخها. وفي يوم التدقيق تفتحون ملف الدورة بدل إعادة تجميعه.
TeamElGhazi ليست هيئة إشهاد ولا مكتب استشارة في الجودة: يبقى مسؤول الجودة لديكم صاحب القرار في المؤشرات، ونحن نتبع نسخة المرجع التي تطبّقها هيئة الإشهاد.
بالأدوات التي تستعملونها أصلاً
- البريد والوثائق: Google Workspace أو Microsoft 365، ونماذج Word أو Google Docs، وجداولكم.
- برنامج تسيير التكوين: إذا كان يتيح واجهة برمجية أو تصدير البيانات، نربطه بالباقي حتى لا تُكتب أي معلومة مرتين.
- التوقيع والحضور: أداة التوقيع الإلكتروني لديكم، أو أوراق تُمسح ضوئياً وتُرتّب تلقائياً.
- المحرّك: n8n، أداة أتمتة يمكن استضافتها على خادمكم؛ وكل الحسابات تبقى باسمكم.
تريدون أولاً فهم ما تغيّره الأتمتة في مؤسسة صغيرة؟ اقرؤوا دليلنا أتمتة مقاولة صغيرة بـ n8n. وإذا كان موقعكم لا يستقبل التسجيلات عبر الإنترنت بعد، فاطّلعوا على صفحة موقع وتسجيل عبر الإنترنت للمدارس ومراكز التكوين.
كيف يمرّ المشروع
- لقاء مجاني عبر الفيديو: صيغ دوراتكم، أدواتكم، الجهات الممولة، والمرحلة التي تأخذ منكم أكثر وقت.
- عرض أسعار مكتوب: المراحل المؤتمتة، الأدوات المربوطة، كلفة الإنجاز والمصاريف الشهرية المحتملة.
- إنجاز مرحلة بعد مرحلة، يُجرَّب على دورة حقيقية مع فريقكم قبل تعميمه.
- توثيق وتسليم، ثم تعديلات بعد الدورات الأولى.
أسعارنا
| الخدمة | السعر |
|---|---|
| الأتمتة والذكاء الاصطناعي (مسار المتدرّبين، الوثائق، التذكيرات، ترتيب الحجج) | ابتداءً من 5000 درهم |
| تطوير المواقع (موقع المركز، صفحات التكوينات، التسجيل عبر الإنترنت) | ابتداءً من 2500 درهم |
| تكوين الأتمتة و No-Code (ليطوّر فريقكم المسار بنفسه) | 1500 درهم (شهر ونصف عبر الإنترنت) |
أسعار الانطلاق معروضة في صفحة كل خدمة وكل تكوين؛ ويُحدَّد المبلغ النهائي في عرض الأسعار حسب عدد المراحل والأدوات والدورات.
وماذا عن مكوّنيكم؟
بعد تخفيف العبء الإداري، يمكننا أيضاً تكوين فرقكم على استعمال الذكاء الاصطناعي التوليدي في العمل: اطّلعوا على تكوين الذكاء الاصطناعي داخل المقاولات، ووحدة الذكاء الاصطناعي للتعليم العالي، أو نظرة شاملة على خدماتنا في صفحة وكالة الذكاء الاصطناعي بالمغرب.
أسئلة متكررة
ما الذي يمكن أتمتته في مركز للتكوين؟
كل ما يتكرر من متدرّب إلى آخر: الإشعار باستلام الطلبات، تحضير عروض الأسعار والاتفاقيات، الاستدعاءات والتذكيرات، تتبّع الحضور، إرسال الاستبيانات، تحضير الشهادات والفواتير، التذكير وترتيب الحجج حسب الدورة. أما المحتوى البيداغوجي والقرارات فتبقى عندكم.
هل يعوّض هذا برنامج تسيير التكوين لدينا؟
لا، إلا إذا لم يكن لديكم برنامج. إذا كان برنامجكم يتيح واجهة برمجية (API) أو تصدير البيانات، نربطه ببقية أدواتكم (البريد، الجداول، التوقيع، الفوترة) حتى لا يُعاد إدخال أي معلومة. وإذا كنتم تشتغلون بجداول ونماذج Word أو Google Docs، نبني المسار حولها.
هل يساعد ذلك في تدقيق الجودة مثل Qualiopi؟
يساعد على وضع الحجج في مكانها: الاستدعاءات المرسلة، أوراق الحضور، التقييمات، الاستبيانات، والشكايات المعالجة، مرتّبة حسب الدورة. TeamElGhazi ليست هيئة إشهاد ولا تعوّض المدقّق ولا مسؤول الجودة لديكم، ونتبع نسخة المرجع التي تطبّقها هيئة الإشهاد لأنها تتغير مع الوقت.
كم تكلّف أتمتة مركز للتكوين؟
تبدأ خدمة الأتمتة والذكاء الاصطناعي لدينا من 5000 درهم. ويتحدد السعر النهائي حسب عدد المراحل المؤتمتة، والأدوات المربوطة، وعدد الدورات. عرض الأسعار مجاني، ويفصل بين كلفة الإنجاز والمصاريف الشهرية المحتملة (الاستضافة، الأدوات الخارجية).
هل تشتغلون مع مراكز خارج المغرب؟
نعم. تُنجز المشاريع كلياً عن بُعد عبر مكالمات الفيديو والبريد الإلكتروني، بالفرنسية أو الإنجليزية أو العربية، لمراكز في فرنسا وبلجيكا وسويسرا وكندا، كما في الدار البيضاء والرباط ومراكش وطنجة وفاس وأكادير.
وماذا عن المعطيات الشخصية للمتدرّبين؟
تبقى المعطيات في أدواتكم وحساباتكم: لا نبيعها ولا نحتفظ بها. وتُصمَّم المسارات مع احترام القانون 09-08 بالمغرب والنظام الأوروبي RGPD في أوروبا: لا تمرّ إلا المعلومات الضرورية، وكل الحسابات باسمكم.
كم يتطلب إعداد المسار؟
يتوقف ذلك على عدد المراحل والأدوات. نبدأ عادة بالمرحلة التي تأخذ منكم أكثر وقت (غالباً الاستدعاءات أو أوراق الحضور)، ثم نضيف المراحل التالية بعد أن يتبنّى الفريق الأولى.
هل يستطيع فريقنا تعديل الأتمتة لاحقاً؟
نعم. كل مسار موثّق ومشروح. وإذا أردتم أن يطوّره أحد أفراد فريقكم بنفسه، فتكوين «الأتمتة و No-Code» (n8n و Make، شهر ونصف مباشرة عبر الإنترنت، 1500 درهم) مصمَّم لهذا الغرض.
أخبرونا أيّ مرحلة تأخذ منكم أكثر وقت: سنريكم كيف تُؤتمت، وبكم.
contact@teamelghazi.com · +212 6 60 66 59 52 · 26 rue Nahas Nahoui, Maarif, Casablanca